Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında şirketler tarafından en çok yanlış ve eksik bilinen konu olarak VERBİS ‘ i örnek vermiştik. VERBİS ‘ den sonra şirketlerin en çok yanlış ve eksik olduğu konu veri sorumlusu temsilcisi ile irtibat kişisidir.
1-Veri sorumlusu temsilcisi: Veri sorumlusu temsilci, Türkiye’ de yerleşik olmayan veri sorumluları ile ilgili bir terimdir. Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları tarafından asgari temsile yetkili Türkiye’de yerleşik tüzel kişi ya da Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiyi ifade eder. Yurtdışında yerleşik olan veri sorumlusu, yurtdışında yerleşik bir veri sorumlusu temsilcisi atayamaz.
Yurtdışında yerleşik tüzel kişi veri sorumluları, veri sorumlusu temsilcisi atadığına dair bir karar almalı ve kararın tasdikli örneğini bu veri sorumlusu temsilcisi aracılığıyla Kuruma sunmalıdır. Bu kararda, veri sorumlusu temsilcisinin Yurtdışında yerleşik veri sorumlusu adına VERBİS’ e ilişkin iş ve işlemleri yapmak görevinin yanı sıra ilgili kişilerce yapılacak başvurular veya Başkanlığımızla yapılacak tebligat ve yazışmalar konusunda iletişimi kurma görev ve yetkisi olduğuna dair bilgiler yer almalıdır.
6698 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülük ve yaptırımlar açısından sorumluluk, veri sorumlusu temsilcisinde değil, bu veri sorumlusu tüzel kişiyi temsil ve ilzama yetkili organ üzerindedir. Veri sorumlusu temsilcisi olduğuna dair yapılan görevlendirme, Kanun hükümleri uyarınca yurtdışında yerleşik veri sorumlusunun sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
A-Yurtdışında Yerleşik Veri Sorumlusu, Yurtdışında Yerleşik Bir Veri Sorumlusu Temsilcisi Atayabilir Mi?
Yurtdışında yerleşik olan bir veri sorumlusu, Türkiye’de yerleşik bir tüzel kişiyi veya Türkiye’de yerleşik Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı bir gerçek kişiyi veri sorumlusu temsilcisi olarak atayabilir. Zaten veri sorumlusuna temsilci atanmasının sebebi, merkezi yurt dışında bulunan şirketin Türkiye’ de yerleşik olan bir temsilcisinin olmasıdır.
2-İrtibat Kişisi: Tüzel kişilerde veri sorumlusu, görevlendirilen bir gerçek kişi değil tüzel kişiliğin bizzat kendisidir. Buna göre şirketlerde veri sorumlusu; şirket çalışanı, yöneticisi, patronu, yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri, avukatı gibi şirketi temsil eden kişiler veya dışarıdan hizmet alınan kişiler değil, şirketin kendisidir. Ancak şirket, Kanunun uygulanmasıyla ilgili iş ve işlemleri yerine getirme konusunda bu kişileri görevlendirebilir. Bu görevlendirme o kişinin veri sorumlusu olduğu anlamına gelmez. Bu kişiye irtibat kişisi denir.
İrtibat kişisi şirket içinde KVKK ile ilgili iş ve işlemlerle ilgilenirken aynı zamanda VERBİS sistemini de kullanan kişi olarak karşımıza çıkar.
A-Bir Gerçek Kişi Veri Sorumlusu, Başka Bir Veri Sorumlusunca İrtibat Kişisi Olarak Atanabilir Mi?
Veri sorumlusu olan bir gerçek kişi, aktif olarak bir irtibat kişisi olmaması durumunda, başka bir veri sorumlusunun irtibat kişisi olarak atanabilir. Örneğin gerçek kişi veri sorumlusu olan bir avukat, başka bir gerçek veya tüzel kişi veri sorumlusu tarafından irtibat kişisi olarak atanabilir.
B-Bir Kişi Birden Fazla Veri Sorumlusunun İrtibat Kişisi Olabilir Mi?
Bir gerçek kişi birden fazla veri sorumlusunun aynı anda irtibat kişisi olamamaktadır. Yani şirket bünyesindeki personel sadece bir tane şirketin irtibat kişisi olarak atanabilir. Bunun sebebi ise irtibat kişisinin görevini yerine getirirken veri sorumlusu ile ilgili kişisel veri anlamında çok fazla bilgi edinmesidir. Dolayısıyla bir irtibat kişisinin aynı zamanda başka bir şirkette irtibat kişisi olması iki şirket için de uygun değildir.
C-Bir Veri Sorumlusunun Birden Fazla İrtibat Kişisi Olabilir Mi?
Bir veri sorumlusunun birden fazla aktif irtibat kişisi olamaz. Zaten VERBİS sistemi de birden fazla irtibat kişisinin atanmasına izin vermemektedir.
D-İrtibat Kişisi Veri Sorumlusunun Çalışanı Olmak Zorunda Mıdır?
İrtibat kişisinin, veri sorumlusunun çalışanı olması zorunlu değildir. Ancak irtibat kişisinin veri sorumlusuna ait bildirimin girişini yapabilmesi için veri sorumlusunun kişisel veri işleme faaliyetlerine ait bilgiyi haiz olması önem arz etmektedir. Teorik olarak irtibat kişisi atandığı şirketin personeli olmak zorunda değildir. Ancak irtibat kişisi, şirket adına yapacağı iş ve işlemler sırasında eksik veya yanlış bilgi sebebiyle veri sorumlusunu maddi zarara uğratabilir.
E-Veri Sorumlusu, İrtibat Kişisini Değiştirebilir Mi?
Veri sorumlusu tarafından istenildiği zaman irtibat kişisi değişikliği yapılması mümkündür. Bunun için VERBİS’ e ait resmi internet sitesinde veri sorumlusu “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonunu tıklar, sol tarafta yer alan “İrtibat Kişisi” menüsünü seçer, sağ tarafta yer alan “irtibat kişisini değiştir” butonunu tıklar, yeni bir irtibat kişisi ataması halinde mevcut irtibat kişisi pasife alınır.
F-İrtibat Kişisi Değiştirildiğinde Ne Yapılmalıdır?
Bildirim düzenleme veya onaylayarak gönderme işlemi tamamlanmadan yarıda bırakılması halinde, yeni atanan irtibat kişisi tarafından sisteme giriş yapılarak kalınan yerden devam edilebilir. Yeni atanacak irtibat kişisi kendi e-devlet şifresi ile giriş yaparak bilgi girişi yapmaya devam edebilecektir.
Şirketlerin Dikkat Etmesi Gerekenler
Esasen şirketler, KVKK ile ilgili Uyum Sürecinin tamamlanması ve Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili iş ve işlemlerle ilgilenmesi içi bir personelini konu ile ilgili sorumlu kılmak istemektedir. Bu sebeple birçok şirket seçtiği personelini, Veri Sorumlusu Temsilcisi olarak şirket defterine kayıt etmektedir.
Ancak yukarıda da tanımı yapıldığı gibi veri sorumlusu temsilcisi sadece isminden dolayı şirketler tarafından yanlış anlaşılmaktadır. Şirketlerin atamak istediği kişinin ismi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, irtibat kişisidir.
Aslında KVKK Uyum Sürecini başlatan şirketlerin müdürlerden oluşan bir KVKK Uyum Ekibi oluşturması gerekmektedir. Oluşturulan uyum ekibine müdürlük yapacak olan kişi ise KVKK ile ilgili iş ve işlemlerle ilgili görevlendirilen irtibat kişisi olmalıdır. Şirket bünyesinde oluşturulan ekibin ve ekip müdürünün şirket karar defterine geçirilmesi ve bu kararın noter tarafından onaylatılması tarafımızca tavsiye niteliğindedir.
Şirketlerin bünyesinde İrtibat Kişisi (farklılık göstermekle birlikte) genel olarak bilgi işlem müdürü veya insan kaynakları müdürü olmaktadır.
Yukarıda anlatılan İrtibat Kişisinin şirket bünyesinde atanmasıdır. Veri sorumlusu olan şirket VERBİS sistemine bildirimde bulunurken, sistem bildirimde bulunmadan önce irtibat kişisi atamanı istemekte ve yönlendirmektedir. Şirket bünyesinde atanan irtibat kişisi ile VERBİS sisteminde atanan irtibat kişisinin aynı olması gerekmektedir.
Veri sorumlusu her zaman irtibat kişisinin iş ve işlemlerini denetleyebilir. VERBİS sistemi de gerekli denetim ve gözetime imkân vermektedir.
Comments